Großhändler haben die Möglichkeit, ihre Sortimentsdaten in Orderix.bio einzuspielen. Diese Daten werden mit den Produkten teilnehmender Hersteller verknüpft.

Bei Teilnahme am System überträgt der Großhändler regelmäßig seine Preisliste (täglich, wöchentlich, mindestens aber monatlich) automatisiert über ein eigenes oder von Orderix.bio bereitgestelltes FTP Postfach im BNN3 Format. Andere Formate sind in Absprache möglich.

Außerdem entscheidet der Großhändler, ob er Ware für den Hersteller als Sonderbestellung (außerhalb seines Sortiments) transportiert.

Bestellungen werden insbesondere durch den Außendienst bzw. Verkaufspersonal von Herstellern (Orderix.bio INTERN) sowie direkt vom Laden (Orderix.bio PUBLIC) ausgelöst und an den Großhändler als biofakt Bestelldatei retourniert. Hierfür kann der Großhändler ein weiteres FTP Postfach stellen oder von Orderix.bio anlegen lassen.

Um weitere Informationen zum Auftrag zu transportieren (z.B. einen Einlistungsrabatt, den der Hersteller übernimmt), stellt Orderix.bio weitere Daten in elektronischer Form bereit. Diese können auf Wunsch auch per Mail und einem eindeutigen Bezug zum tatsächlichen Auftrag empfangen werden.